Почему сотрудники должны сами бронировать командировки: пять причин
Никому не нравится чрезмерный контроль. Но до недавнего времени сфера командировок являлась одним из направлений, где у сотрудников была минимальная свобода. Им говорили, куда ехать, как добираться и где жить. Но идеальный ли это подход к организации деловых поездок?
Сегодня мы расскажем, почему руководителям компаний стоит задуматься о том, чтобы разрешить сотрудникам самостоятельно бронировать командировки.
Причина #1. Так эффективнее обеспечить соблюдение тревел-политики (или внедрить, если ее еще нет)
Для того, чтобы процесс организации командировок был максимально эффективным, компании внедряют тревел-политики. По сути, такая политика — это документ, в котором прописаны требования к деловым поездкам. Какие номера можно бронировать, лимиты цен на авиабилеты, список отчетных документов, которые сотрудник должен предоставить после поездки и т.д.
Проблема в том, что когда сотрудники никак не влияют на организацию поездки, у них нет никакой мотивации запоминать эти правила и соблюдать их. В итоге затраты на поездки могут расти.
Любому человеку будет проще запомнить все правила и следовать им, если он несколько раз сам полностью организует свою поездку.
Кроме того, в этом нет особенных рисков для компании, поскольку современные системы управления бизнес-путешествий позволяют контролировать исполнение тревел-политики. Например, в таких сервисах определенным группам сотрудников можно разрешить покупать билеты с ценой в рамках определенных лимитов. В итоге рядовой работник не сможет потратить на свою поездку бюджет, рассчитанный на категорию топ-менеджмента. В случае нарушения, заказ будет направлении авторизующему лицу, который и будет принимать решение разрешить нарушение тревел-политики или нет.
Причина #2. Повышение мотивации сотрудников
Самый очевидный плюс — наличие бОльшей свободы всегда повышает мотивацию работников. Если вы дадите сотрудникам возможность самостоятельно бронировать поездки, то они смогут самостоятельно выбирать отели для проживания, летать любимыми авиакомпаниями, использовать персональный аккаунт для накопления миль и т.д. Это, фактически, нематериальный бонус к зарплате.
Качество организации и условия работы в командировках влияют на отношение к работодателю — в этом признаются 79-96% командируемых сотрудников во всем мире. Так, если в вашей компании профессионалы, отправляющиеся в командировки, имеют высокую зарплату и их трудно заменить, необходимо проводить «ресурсосберегающую» тревел-политику. Она, с одной стороны, помогает нанимать и удерживать сотрудников с высокой стоимостью на рынке труда, с другой — позволяет им быть в поездках по-настоящему продуктивными.
Причина #3. Экономия ресурсов
Если компания достаточно велика и сотрудники регулярно отправляются в деловые поездки, то процесс их организации может требовать значительных ресурсов. Как минимум, понадобится несколько тревел-менеджеров, занимающихся бронированием. Кроме того, возрастает нагрузка на специалистов по кадровому администрированию — им нужно верно закрывать командировки и собирать документы. На бухгалтерию ложится задача по выплате командировочных и суточных. Если же сотрудники бронируют свои поездки сами в рамках заданных параметров, то нагрузка на остальные отделы в компании снижается, так как большинство процессов автоматизированы.
Причина #4. Компания выглядит более современной
Традиционный подход к организации командировок максимально непрозрачен для сотрудников. Им выбирают определенные варианты переезда, гостиниц, и с этими опциями нужно просто согласиться. Если параллельно сотрудник решает сам зайти на сайты онлайн-бронирования и видит более удобные варианты, у него сразу могут возникнуть вопросы и недовольство.
По результатам опроса более 10 тысяч пассажиров из 145 стран, проведенного IATA в 2018 году, 57 % путешественников предпочитают бронировать поездки самостоятельно. И если у этих людей нет никакой возможности влиять на процесс организации собственной командировки и использовать для этого удобные инструменты — это выглядит несовременно, неудобно и просто странно. И наоборот — работодатели, которые дают такую свободу, кажутся прогрессивными. Вряд ли можно найти более простой и эффективный способ улучшения своих позиций с точки зрения HR-бренда.
Причина #5. Все большее число сотрудников этого хочет
В последние годы на ведущие роли в мировой экономике вышли представители поколения миллениалов. Это люди, родившиеся в период с начала 80-х до середины девяностых годов. Сегодня большую часть сотрудников многих компаний составляют представители этой группы.
И по статистике GBTA American и Express GBT, 72 % работников-миллениалов хотели бы иметь возможность самостоятельно бронировать деловые поездки. Соответствовать ожиданиям значительной части сотрудников, среди которых и наиболее перспективные специалисты — явно в интересах любой компании.
